Social media is niet meer weg te denken in deze tijd. We posten er met z’n allen behoorlijk op los. Facebook, Instagram, Twitter, TikTok en LinkedIn zijn de meest gebruikte netwerken in Nederland. Social media werd in de beginjaren voornamelijk voor privédoeleinden gebruikt. Echter zien we de laatste jaren dat mensen ook meer posten over hun werk en daarnaast zijn veel bedrijven zelf actief op de verschillende netwerken. Werknemers en social media gaan hand in hand. Al jouw werknemers zullen op één of meerdere netwerken actief zijn. Zij zullen voornamelijk privéberichten posten, maar mogelijk ook zakelijk. En daar wordt het voor jou als werkgever interessant. Want medewerkers die zakelijke berichten plaatsen kunnen veel goeds doen voor jouw bedrijf, maar ook veel schade veroorzaken!
Onderscheid privégebruik en zakelijk gebruik
Als eerste is het belangrijk om onderscheid te maken tussen privégebruik en zakelijk gebruik van social media.
Privégebruik: Het gebruik van social media middels een privé account. De eigenaar van dit account is de werknemer en alles wat hij/zij op dit account post is zijn/haar verantwoordelijkheid. Werknemers kunnen met een privé account wel berichten over het bedrijf posten of bijvoorbeeld over andere werknemers.
Zakelijk gebruik: Het gebruik van social media namens het bedrijf. In de meeste gevallen zal het bedrijf zelf accounts hebben en zullen medewerkers via die accounts uit naam van het bedrijf posten. In enkele gevallen is voor de medewerker een zakelijk account aangemaakt op social media. Dan is het nog steeds een bedrijfsaccount, echter maakt enkel de werknemer er op dat moment gebruik van.
Regels
Als bedrijf is het belangrijk om regels op te stellen omtrent het gebruik van social media door de werknemers. Deze regels moeten betrekking hebben op het privégebruik TIJDENS werktijd, het plaatsen van privéberichten over het bedrijf en/of werknemers en het zakelijk gebruik van social media. Als werkgever mag en kan je geen regels opstellen over het privégebruik van social media in de eigen tijd, wanneer de berichten niet over het bedrijf en/of medewerkers gaan.
Je hebt meerdere mogelijkheden om dergelijk regels op te stellen en kenbaar te maken.
Arbeidsovereenkomst: Je kan de regels omtrent het gebruik van social media in de arbeidsovereenkomst verwerken. De (aanstaande) werknemer heeft dan de mogelijkheid om het contract niet te tekenen, omdat hij/zij het niet eens is met de regels. Dit is natuurlijk prima, maar betekent wel dat hij/zij naar een andere baan zal moeten zoeken.
Social media protocol: De tweede mogelijkheid is het opstellen van een social media protocol. Dit heeft de voorkeur, omdat deze voor iedere werknemer dan hetzelfde is en het protocol op enig moment aangepast kan worden. In dit protocol schrijf je alle regels op omtrent het gebruik van social media. Mits de regels niet onredelijk zijn dient de werknemer zich aan deze regels te houden. De basis hiervoor staat in het Burgerlijk Wetboek:
Artikel 7:660: De werknemer is verplicht zich te houden aan de voorschriften.
Artikel 7:611: De werknemer is verplicht zich als een goed werknemer te gedragen.
Wat staat er in het social media protocol?
De inhoud zal per bedrijf en soms per afdeling verschillen. Dit is afhankelijk van de gevoeligheid binnen een bedrijf/afdeling. Een vakkenvuller zal mogelijk meer mogen delen dan een productontwerper op het hoofdkantoor. Er zijn enkele onderwerpen die zeker in een dergelijk protocol thuishoren:
- In hoeverre mogen werknemers onder werktijd social media gebruiken voor privédoeleinden?
- Wat mogen werknemers delen over het bedrijf en/of andere werknemers?
- Wie heeft toegang tot en mag wat delen op de zakelijke social media accounts?
- Op welke social media mogen werknemers posten over het bedrijf?
- Uitleg portretrecht, voorkom nare juridische zaken door onwetendheid van het gebruik van beelden door werknemers.
- Uitleg over veiligheid social media: gebruik wachtwoorden, privacyinstellingen, etc. Veilig gebruik van social media door werknemers verminderd ook het risico voor het bedrijf.
Periodiek overleg
Plan een periodiek overleg in met medewerkers waarin het gebruik van social media aan de orde komt. Bijvoorbeeld eenmaal per kwartaal. Bespreek welke berichten er voorbij zijn gekomen, wat de invloed is geweest van social media voor het bedrijf en vraag waar de medewerkers tegenaan zijn gelopen. Dergelijke overleggen vergroten de betrokkenheid van de medewerkers en zij zullen zich ook meer verantwoordelijk voelen. Tevens is een dergelijk overleg een mooi moment om een vorm van voorlichting te geven over een bepaald onderwerp dat te maken heeft met social media.
Wat als je geen regels opstelt?
Als werkgever ben je niet verplicht om regels op te stellen omtrent het gebruik van social media door medewerkers. Niemand die je dan op de vingers tikt. Alleen heb je dan totaal geen controle over het social media gebruik door de medewerkers. Zij kunnen (in principe) posten wat ze willen zonder consequenties en indien er een social media strategie is binnen het bedrijf, kunnen medewerkers deze strategie onmogelijk volgen en zelfs expres niet volgen (omdat het ze niet aanstaat).
Hierdoor kan het bedrijf negatief in beeld komen bij de buitenwereld wat reputatieschade en financiële schade tot gevolg kan hebben. Daarnaast zijn conflicten met medewerkers niet ondenkbaar, wat zorgt voor een verstoorde werkrelatie. Kortom, genoeg redenen om een goed protocol op te stellen, zodat iedereen weet wat er van hem/haar verlangt wordt!