Iedereen heeft wel een telefoon. We kunnen niet meer zonder. De telefoon is niet aleen meer om te bellen, we doen tegenwoordig alles op de telefoon. Van bellen, tot bankieren, tot het afsluiten van een verzekering. Daarnaast maken we nog wat foto’s die we in de familie-app versturen en reserveren vast een tafeltje voor vanavond in ons favoriete restaurant. Ideaal zo’n ding. Natuurlijk gaat dit artikel niet over de voor- en nadelen van het mobiele tijdperk waar we nu in leven. Wij gaan in op de veiligheidsrisico’s van al die telefoons op het werk. Wat zijn de gevaren en belangrijker, hoe voorkomen we die?
Veiligheidsrisico’s
De telefoon is tegenwoordig een veelzijdige computer met veel sensoren die alles registeren. Zelfs wanneer de gebruiker van de telefoon geen slechte intenties heeft, zal de telefoon van die gebruiker zeer waarschijnlijk alsnog veel zaken registeren en opslaan. Een voorbeeld is de GPS lokatie, op de meeste telefoons staat de GPS standaard aan en is dus altijd zichtbaar waar de telefoon op enig moment is.
- Bellen. De telefoon kan logischerwijs gebruikt worden om te bellen. En niet alleen naar de partner om te vragen hoe het met de kat gaat, maar er kan ook gebeld worden om geheime bedrijfsinformatie door te spelen aan derden.
- SMS/Whatsapp. Geheime bedrijfsinformatie kan ook via tekst worden verzonden natuurlijk en whatsapp (maar ook andere berichtenservices) kunnen ook nog eens bijlagen, beeld en/of geluid verzenden.
- Beelden. Een foto of filmpje is zo gemaakt en verzonden. Zo kunnen beelden van geheime bedrijfsinformatie gemaakt worden, maar ook beelden van een lokatie om te gebruiken bij bijvoorbeeld een overval op een later tijdstip.
- GPS. Met GPS kan een telefoon gevolgd worden en naderhand de afgelegde route van de telefoon worden teruggekeken. Ideaal bij een voorverkenning, want dit valt niet op in tegenstelling tot het maken van aantekeningen tijdens het lopen door een lokatie.
- WIFI. Via een telefoon kan kwaadaardige software in het netwerk worden geinstalleerd.
- Microfoon. Gesprekken kunnen heimelijk worden opgenomen.
- (Levensgevaarlijke) fouten tijdens het werk door gebruik van een telefoon.
- De telefoon van de medewerker raakt vermist en er staat bedrijfsinformatie op.
De meeste telefoons bevatten ook nog allerlei sensoren, waarin ook risico’s schuilen. En daarnaast zijn er nog talloze apps die een veiligheidsrisico kunnen vormen voor een bedrijf. Dus de veilgheidsrisico’s beperken zich niet enkel tot bovenstaande risico’s, maar dit zijn wel de meest voorkomende.
Wat zijn de risico’s?
- Bedrijfsinformatie wordt openbaar.
- Bedrijfsinformatie komt bij de concurrent terecht.
- Bedrijfsprocessen worden gesaboteerd.
- Bedrijfsprocessen worden stilgelegd.
- Medewerkers worden bedreigd of erger.
- Slechte PR.
Vergis je niet in de heftigheid van deze risico’s. Een medewerker die bedreigd wordt is heel heftig, dat begrijpen we allemaal. Het zal ook enorme impact hebben op de bedrijfsvoering. Maar ook informatie dat bij de concurrent terecht komt, dan een enorme impact hebben. Dit kan zo maar zorgen voor miljoenen euro’s aan schade en dat door een stiekem gemaakte foto van een prototype. Zo snel kan het gaan, niet alleen in films, maar juist in de werkelijkheid!
Preventie
Natuurlijk wil je bovenstaande risico’s beheersbaar houden, maar hoe doe je dat?
Het makkelijkste is natuurlijk om de privételefoon geheel te verbieden op het werk. Geen telefoon, geen risico’s. Maar er moet wel een goede reden zijn om de telefoon geheel te verbieden binnen een bedrijf. Wat realistischer is, is het verbieden van de telefoon op enkele lokaties binnen een bedrijf. Lokaties waar gevoelig informatie ligt. Dit is meer gebruikelijk en zo kunnen medewerkers en/of bezoekers tijdens de pauze in de kantine toch even berichtje naar huis sturen.
Daarnaast kan je er ook voor kiezen om enkel het gebruik van de telefoon te verbieden. Men mag de telefoon wel op zak houden, maar niet gebruiken. Heimelijk audio opnamen zijn dan nog wel mogelijk natuurlijk. Je kan ook nog onderscheid maken tussen werk en koffiepauze. Tijdens het werk kan de afleiding van een telefoon voor levensgevaarlijke situaties zorgen en daarom mag de telefoon op dat moment niet gebruikt worden. Tijdens de koffiepauze is dit gevaar er niet, dus is het gebruik van de telefoon even geen probleem.
Huisregels
Je regelt het gebruik van de telefoon in de huisregels en werkinstructies. Door hierin aan te geven wanneer men een telefoon bij zich mag hebben en wanneer men deze mag gebruiken, is het voor iedereen duidelijk. Overtreden van deze regels kan dan ook bestraft worden.
In deze tijd is een telefoon heel normaal en zal je als werkgever ook moeten kijken naar de mogelijkheden in plaats van alles te verbieden. Door duidelijke regels omtrent het dragen van de telefoon en het gebruik daarvan, is controle en sanctionerend optreden ook mogelijk. Wanneer de veiligheidsrisico’s minimiem zijn wanneer een medewerker een belletje naar huis pleegt, zal een verbod een te heftige maatregel zijn. Ten eerste zorgt dit voor onvrede onder de medewerkers en ten tweede houdt een eventuele sanctie geen stand wanneer de medewerker dit voor de rechter laat komen.
Ook in dit geval is proportionaliteit het juiste woord. Uiteraard is de werkgever erbij gebaat zijn bedrijf en medewerkers te beschermen en bij goede argumentatie mag hij het gebruik en dragen van de privételefoon op de werkvloer verbieden. Biedt dan wel de mogelijkheid aan om de telefoon veilig op te bergen, bijvoorbeeld in een kluisje.
