Als werkgever wil je graag weten wie de sollicitant is die tijdens een sollicitatiegesprek voor je zit. En dat is niet altijd makkelijk. De enige bronnen die je hebt zijn een cv, een sollicitatiebrief en één of meerdere gesprekken. Eventueel aangevuld met een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en dan heb je het wel gehad. Met deze middelen moet je bepalen of de persoon die voor je zit geschikt is voor de functie.
Aan de andere kant zal een sollicitant er alles aandoen om zo goed mogelijk over te komen. Want hij/zij wil natuurlijk graag die baan krijgen, dat is logisch.
Afhankelijk van de vacature is het mogelijk dat je als werkgever een sollicitant wilt screenen. Met een screening onderzoek je de integriteit van de sollicitant.
Screening sollicitant, dat mag niet zomaar.
Als werkgever is het begrijpelijk dat je iedere toekomstige werknemer wilt screenen (een sollicitatie screening wordt ook wel een pre-employment genoemd). Geen enkele werkgever zit te wachten op een werknemer die diefstallen in het bedrijf pleegt, niet geschikt is voor de functie, etc. Maar privacy is in Nederland een groot goed en de Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt voor regels omtrent het gebruik van persoonsgegevens. En het wordt al snel duidelijk dat een werkgever niet zomaar elke sollicitant uitgebreid mag (laten) screenen, daar zijn voorwaarden aan verbonden.
Risicoanalyse
Binnen een bedrijf zal niet voor elke functie dezelfde screening nodig zijn. Een medewerker van de bedrijfskantine zal geen of een minder ingrijpende screening nodig hebben als een medewerker op de financiële afdeling. Daarom is het noodzakelijk om per functie een risicoanalyse te maken. Waar zitten de risico’s binnen de functie en hoe kunnen de risico’s worden beperkt? Is dat alleen door een screening van een toekomstige werknemer? Of kan je een screening voorkomen door een werkproces aan te passen? Een risicoanalyse kan dan het belang aangeven van een screening voor de desbetreffende functie. Hiermee kan je als werkgever direct verklaren waarom een screening noodzakelijk is.
Uit de risicoanalyse kan ook blijken dat een screening voor de desbetreffende functie een te ingrijpend middel is. Het uitvoeren van een screening mag dan niet. Het kan ook zo zijn dat een screening deels mag worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het natrekken van referenties, maar niet het laten aanvragen van een VOG. Het uitgangspunt bij een screening (en dus verwerking van persoonsgegevens): Zo min mogelijk inbreuk maken op de privacy van de sollicitant.
Aan de hand van de risicoanalyse kan besloten worden tot een screening van de sollicitant. Deze screening kan uit verschillende onderdelen bestaan en mogelijk een combinatie van onderdelen zijn. Hieronder een overzicht van screeningsmogelijkheden die regelmatig in de praktijk worden gebruikt:
Identiteitscontrole
Als werkgever wil je graag weten of de persoon die heeft gesolliciteerd ook echt de persoon is die hij/zij zegt te zijn. Je kan de identiteit controleren aan de hand van een identiteitsbewijs. Dit kan je bijvoorbeeld doen bij een eerste gesprek. Je mag geen kopie maken van het identiteitsbewijs enkel bekijken of het document echt is en of de persoon in het document ook de persoon is die voor je zit. Pas wanneer je iemand in dienst neemt mag (moet) je een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs opnemen in het personeelsdossier.
Open bronnen
Iemand even snel checken op social media. Zeker wanneer iemand zijn profiel niet heeft afgeschermd is op social media veel informatie te vinden. Facebook, Instagram, Twitter, TikTok zijn goudmijnen voor het vinden van informatie over iemand. Toch mag je niet zomaar de social media van een sollicitant checken. Zelfs als het profiel openbaar is, geldt het als privé! Dit geldt overigens ook voor LinkedIn, dat toch echt een zakelijk netwerk is. Wanneer een werkgever open bronnen wilt raadplegen, zal hij goed moeten kunnen omschrijven waarom dit nodig is. In het geval van LinkedIn zal er minder snel bezwaar zijn, dan bijvoorbeeld een Facebookaccount.
Curriculum Vitae (cv)
Het cv van de sollicitant kan op betrouwbaarheid worden gecontroleerd. Klopt de opbouw en kloppen de tijdvakken. Zitten er gaten in het cv? De controle van het cv gaat gepaard met het sollicitatiegesprek, waarin de sollicitant opheldering kan geven over onduidelijkheden.
Controle van diploma’s
De controle van diploma’s, maar ook certificaten gaat vaak (deels) samen het de cv check. Diploma’s en certificaten geven de verworven competenties van de sollicitant weer. Toch zijn er personen die een diploma verzinnen of vervalsen. Dit betekent dat er geen verworven competenties zijn, in tegenstelling tot de bewering van de sollicitant. Zo kan de sollicitant een diploma altijd opvragen bij het DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) van de overheid. In het diplomaregister staan nagenoeg alle diplomagegevens.
Referenties
Referenties kunnen een hoop duidelijkheid verschaffen over de integriteit van de sollicitant. De referenties kennen de sollicitant, waardoor een duidelijker beeld ontstaat over de persoonlijkheid van de sollicitant. Daarnaast kunnen referenties zaken uit het cv en gesprek kunnen bevestigen dan wel ontkennen. Referenties worden eigenlijk altijd als laatste geraadpleegd, juist vanwege bovenstaande het bevestigen of ontkrachten van eerder verkregen informatie.
VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag)
Een VOG wordt afgegeven door het ministerie van veiligheid en justitie wanneer blijkt dat het verleden van de sollicitant (incl. eventueel gepleegde strafbare feiten) geen belemmering vormen voor de uitoefening van een specifieke functie. Voor bepaalde functies is een VOG zelfs verplicht (zoals bijvoorbeeld een leerkracht).
Toestemming
Als werkgever moet je vooraf aan een sollicitant laten weten dat een screening tot de sollicitatieprocedure behoort. Een vermelding in de vacature is al een goede stap. Zo heeft een persoon zelf de keuze om al dan niet te solliciteren. Wanneer een werkgever naar aanleiding van de vacature een person wilt uitnodigen, kan dit nogmaals kenbaar worden gemaakt. Er moet worden aangegeven dat er een screening zal plaatsvinden, het doel van de screening en welke gegevens worden onderzocht.
Screening uitbesteden of zelf doen?
Afhankelijk van de functie kan worden besloten om een screening zelf uit te voeren of deze uit te besteden aan een particulier recherchebureau. Verschillende recherchebureaus zijn gespecialiseerd is het screenen van sollicitanten. Het voordeel is dat zij geruime ervaring hebben met pre-employment screenings en de werkgever dan ook kunnen adviseren over de (on)mogelijkheden van een screening.
Wij kunnen jou in contact brengen met gespecialiseerd particulier recherchebureau: Neem contact met ons op!
Wederhoor
Een heel belangrijk onderdeel van de screening is wederhoor. De sollicitant moet de gelegenheid krijgen om eventuele onduidelijk te kunnen weerleggen. Een screening moet een objectief onderzoek zijn naar de sollicitant en bij de objectiviteit hoort ook de mogelijkheid voor de sollicitant om zaken te verduidelijken. Een screening is voor een sollicitant altijd spannend, ook al heeft hij/zij niets te verbergen.