Op 20 november 2020 lukte het verslaggever Daniël Verlaan (RTL Nieuws) deel te nemen aan een geheim online EU overleg (klik hier voor het nieuwsbericht). Door een medewerker van de minister van Defensie is een foto van de vergadering online geplaatst. Op deze foto waren de inloggegevens voor de geheime vergadering zichtbaar. Hierdoor kon de verslaggever zonder moeite het geheime overleg binnenkomen.
In dit geval is het een foto van een laptopscherm dat online is geplaatst. En de foto bevatte informatie die niet voor iedereen bedoeld was. Vaker zien we dit met screenshots. Screenshots zijn op een telefoon of laptop zo gemaakt en gedeeld op bijvoorbeeld social media.
Daarom kan het geen kwaad eens te kijken naar het risico van een screenshot. Welke risico’s zijn en er hoe kunnen we blunders, als hierboven, voorkomen? Zowel privé als zakelijk!
Risico’s
Hét risico van een screenshot is natuurlijk dat er een element op de afbeelding staat dat privé zou moeten blijven. Dit element kan alleen voor de gebruiker zijn bedoeld, maar ook een element dat gedeeld wordt tussen gebruiker en ontvanger. Hieronder verduidelijken we dit met twee voorbeelden:
- Sonja maakt een foto van haar salontafel en plaatst deze foto in een advertentie op marktplaats. Een bezoeker op marktplaats zoekt een salontafel en komt bij de advertentie van Sonja terecht. De aandacht van de bezoeker gaat echter naar de achtergrond op de foto. Op de achtergrond hangt een spiegel en daarin is een zeer schaars geklede Sonja te zien. De bezoeker maakt een screenshot van de advertentie met foto en deelt deze op social media.
- Sonja is aan het appen met de buurvrouw. In de conversatie schrijft Sonja dat de overbuurvrouw asociaal is en op moet rotten uit de straat. De buurvrouw maakt een screenshot van de conversatie en stuurt dit naar de overbuurvrouw van Sonja.
Beiden voorbeelden hebben een negatieve impact op Sonja. In het eerste voorbeeld is hoe zij thuis gekleed gaat niet meer privé, terwijl dat wel zo zou moeten zijn en blijven. In het tweede voorbeeld heeft Sonja buiten haar wil bonje met de overbuurvrouw, terwijl zij in vertrouwen met de buurvrouw had geappt.
Een screenshot hoef je dus niet eens zelf te maken en te delen. Een ander kan ook een screenshot maken van jouw bijdrage (tekst, foto, video) en delen! Een screenshot gaat met één druk op de knop en vermoedelijk maak je zelf dagelijks wel een screenshot. Al is het maar van een recept dat je online hebt gevonden en wilt opslaan op deze manier.
Risico’s voorkomen
De risico’s van het ongewild verspreiden van element dat niet voor een ander bedoeld is, willen we natuurlijk voorkomen. Hoe kunnen we die risico’s voorkomen?
Heel simpel: WEET WAT JE DEELT!
- Tekst: mail, sms, WhatsApp, blogpost, artikel, boek, essay, gedicht, social media update.
- Video: In huiselijke kring, zakelijk, social media.
- Foto: In huiselijke kring, zakelijk, social media.
Van alle vormen van communicatie is wel een screenshot te maken, alleen van audio niet. Een screenshot maken van een telefoongesprek of toespraak is niet mogelijk. Wel is het mogelijk om een geluidsopname te maken en te delen. Daarnaast bevat video vaak audio.
We kunnen stellen dat alle vormen van communicatie aandacht behoeven om te voorkomen dat ongewenste elementen openbaar worden. En dat is in de praktijk best lastig, want je moet bij elke vorm van communicatie een afweging maken:
- Staat er iets op de foto dat niet openbaar mag worden?
- Schrijf ik in een sms iets dat niet openbaar mag worden?
- Toont een video die ik upload geen elementen die privé moeten blijven?
Neem de tijd om bijdragen na te lopen en jezelf af te vragen of je een risico loopt wanneer de bijdrage openbaar wordt. En zoals gezegd is dat in de praktijk best lastig. Hoe vaak stuur je niet in emotie een appje naar iemand (met de kans dat jouw appje openbaar wordt). Het feit dat een medewerker van de minister van Defensie hier al moeite mee heeft, zegt al genoeg.
Meest risicovolle elementen
De meest risicovolle elementen (zowel privé als zakelijk) die via een screenshot gedeeld kunnen worden.
- Ongepast taalgebruik.
- Vertrouwelijke/geheime informatie.
- (Semi)naakfoto/video.
Uiteraard zijn er nog veel meer elementen op te noemen, maar deze drie horen zeker bovenaan in het rijtje thuis. Tijdens het appen loop je eigenlijk het grootste risico. Omdat we dagelijks tientallen berichtjes tikken, als het er geen honderden zijn, is de kans groot dat er een ongepast berichtje tussen zit. Om dit te voorkomen moet je jezelf bij elk berichtje afvragen of dit schadelijk voor je kans zijn. Daarna pas versturen of verwijderen.
En dat geldt natuurlijk voor elke vorm van communicatie. Denk na voordat je iets deelt. Kan het schadelijk zijn, niet delen!
Consequenties
Tijdens een online vergadering film je achter je ook een deel van een whiteboard met daarop informatie dat intern moet blijven.
Wanneer je onbewust een (mogelijk) schadelijk element deelt, zijn daar wellicht consequenties aan verbonden. Privé zal je zelf met die consequenties moeten dealen. Zakelijk kan het ook gevolgen hebben voor het bedrijf waar je werkzaam bent. In dat geval moet je jouw manager op de hoogte brengen. Dan kan het bedrijf bepalen hoe ze met de situatie omgaan. Daarmee toon je tevens dat je de verantwoordelijkheid neemt voor je eigen handelen.
Even een screenshot maken en delen. We doen het allemaal wel eens en over het algemeen is dat zonder vervelende gevolgen. Toch blijft voorzichtigheid geboden en is het goed om alle communicatie eerst na te kijken en dan pas te zenden. Je hoeft zelf geen screenshot te maken, een ander kan dat ook doen van iets dat jij naar diegene hebt gestuurd. Wees niet angstig, maar wel bedachtzaam!
