Toegangsbeheer is vaak een combinatie van een elektronische toepassing en personen zoals beveiligers of receptionisten. Elektronisch toegangsbeheer kent vele voordelen. In dit artikel sommen we deze voor je op en je zult zien dat je verrast zult zijn door enkele voordelen. Elektronisch toegangsbeheer kan een bedrijf namelijk veel geld besparen!
Wij zijn van mening dat beveiligers of receptionisten altijd relevant blijven. Zij verwelkomen gasten, lossen problemen op en zijn het visitekaartje van het bedrijf. De exacte invulling zal per bedrijf verschillen. Dit is afhankelijk van de grootte, geografische ligging, sector, dreigingsniveau en wensen van de directie. Dit artikel gaat dan ook niet om het vervangen van mensen door elektronica, maar enkel over de voordelen van elektronisch toegangsbeheer.
De voordelen van elektronisch toegangsbeheer
- Automatisch toegang identificatie middels een pas, tag of biometrische controle (irisscanner bijvoorbeeld).
- Toegang kan direct en op afstand worden ontzegd, dit geldt ook voor het verlenen van toegang.
- Rechten per persoon toekennen. Iedereen kan andere rechten krijgen. Bijvoorbeeld toegang tot slechts enkele ruimten in een pand. We zien dit veel bij de grotere bedrijven, maar ook bij bedrijven waar leveranciers buiten openingstijden goederen komen leveren.
- Toegang kan worden verleend tussen bepaalde tijden, bijvoorbeeld kantoortijden. Zo kan je kiezen om de schoonmaakdienst enkele toegang te geven tussen 07:00 en 09:00 uur, als zijn enkel in de ochtend aanwezig zijn.
- Bij calamiteiten kunnen alle sloten op afstand worden bediend. Zo kan een gebouw of deel daarvan hermetisch worden afgesloten. Anderzijds is het ook mogelijk om een (deel van een) gebouw op afstand te openen, bijvoorbeeld voor een ontruiming.
- Per persoon is na te gaan wanneer deze aanwezig is (geweest) in een gebouw. Hierbij is privacy van groot belang, dus zullen er zwaarwegende belangen moeten zijn om dit individueel na te gaan.
- Personeelsstromen en bezoekersstromen worden inzichtelijk. Hierop zou een bedrijf veel kunnen afstemmen, waardoor de kosten worden gereduceerd. Denk aan het aanpassen van de openingstijden, openingstijden van de kantine, tijden waarop de verwarming aanstaat. Door de stromen mensen in een gebouw inzichtelijk te hebben is er dus veel aan te passen, zonder dat dit nadelen heeft voor het personeel of bezoekers.
- Bij elektronisch toegangsbeheer is ook direct zichtbaar hoeveel BHV’ers (bedrijfshulpverleners) aanwezig zijn.
- Verlichting gekoppeld aan het toegangsbeheer. De verlichting gaat pas aan wanneer iemand de desbetreffende ruimte/afdeling/gebouw betreedt.
- Verloren passen en tags kunnen direct en op afstand worden geblokkeerd.
Toezicht op het elektronisch toegangsbeheer
Elektronisch toegangsbeheer werkt foutloos, maar controle is wel belangrijk. Klopt de invoer van nieuwe personen inclusief bijbehorende rechten? Worden de rechten ook daadwerkelijk ingetrokken wanneer deze niet meer nodig zijn, zoals bij ontslag. De facilitair of security manager zal deze taak waarschijnlijk op zich nemen. In de praktijk zien we dat er onvoldoende toezicht is, waardoor na verloop tijd de mogelijke veiligheidsrisico’s opeenstapelen. Door bij elke intake en exit het toegangsbeheer in het stappenplan op te nemen, wordt er al veel minder vergeten. Desalniettemin dient er periodiek controle plaats te vinden. Periodiek is afhankelijk van het soort bedrijf met bijbehorende veiligheidsrisico’s.
Met goed toezicht is elektronisch toegangsbeheer zeer betrouwbaar. Het systeem heeft geen last van een dip op maandagmiddag of een slecht humeur op woensdag, waardoor mensen fouten kunnen maken. Maar mensen zijn wel nodig, zoals we in het begin van dit artikel al benoemen. Daarnaast kan een systeem uitvallen, bijvoorbeeld door een storing. Dan zullen er toch opgeleide en ervaren mensen nodig zijn om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.
