Met een bezoekersregistratie weet je op ieder moment hoeveel en welke personen er aanwezig zijn in jouw kantoor/pand, op jouw terrein of zelfs op meerdere locaties te tegelijk. Door een goede bezoekersregistratie voldoe je als werkgever direct aan Artikel 3 lid 1 onder E van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet):
E. doeltreffende maatregelen worden getroffen op het gebied van de eerste hulp bij ongevallen, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen, en doeltreffende verbindingen worden onderhouden met de desbetreffende externe hulpverleningsorganisaties;
Goede bezoekersregistratie is zo’n doeltreffende maatregel. Er zijn diverse certificeringen die een bezoekersregistratie eisen (bijvoorbeeld ISO 22000).
Waarom is een goede bezoekersregistratie verstandig?
- Zoals de Arbowet al omschrijft is een goede bezoekersregistratie nodig om in geval van calamiteiten juist te kunnen handelen. Je wilt bij calamiteiten weten wie er aanwezig in een pand en bij ontruiming ook zeker weten dat iedereen het pand heeft verlaten en op de verzamelplaats staat. Zonder bezoekersregistratie is dit niet mogelijk.
- Een goede bezoekersregistratie is goed voor de uitstraling van het bedrijf. Een bezoeker, klant, leverancier en zelf sollicitant krijgt direct een goed gevoel bij een gastvrij ontvangst en goede bezoekersregistratie. Er is direct persoonlijk contact met een medewerker (receptionist of beveiliger) en men voelt zich daardoor ook welkom bij het bedrijf.
- Bezoekersregistratie werkt preventief. Iedere bezoeker wordt uit de anonimiteit gehaald en kwaadwillenden zullen dus minder snel geneigd zijn om een een misdrijf te begaan, zoals bijvoorbeeld diefstal.
- Bezoekersregistratie kan worden gebruikt om bezoekers de toegang te ontzeggen. Heeft een bezoeker zich misdragen of is een ex-medewerker niet meer welkom, dan kan bezoekersregistratie voorkomen dat diegene toch het pand betreedt. Ook weer omdat door de registratie de bezoeker uit de anonimiteit wordt gehaald. Hierdoor kan de receptionist of beveiliger nagaan of iemand wel/niet welkom is.
- Het registreren van bezoekers zorgt dat bezoeker niet gaan rondzwerven in het pand. De receptionist of beveiliger kan bij registratie de medewerker bellen dat zijn/haar afspraak bij de receptie staat. Afhankelijk van huisregels kan de bezoeker de juiste weg worden gewezen of kan de bezoekers worden opgehaald bij de receptie.
Hoe zorg je voor een goede bezoekersregistratie?
Bij een goede bezoekersregistratie haal je bezoekers uit de anonimiteit. Je weet na registratie wie er binnen is c.q. is geweest. Je kan bezoekers grofweg op twee manieren registeren; met een papieren registratie of digitaal (software oplossing). We zien steeds vaker de digitale oplossing, omdat dit sneller en veiliger is. De meeste software is zo ontwikkeld dat het direct voldoet aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Bij een papieren registratie mag je niet met een inschijflijst werken, omdat bezoekers dan kunnen zien wie de voorgaande bezoekers waren. Wel is het mogelijk om per bezoeker een apart inschrijfformulier te gebruiken.
Welke gegevens worden geregistreerd verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar kan als basis omvatten:
- Voornaam
- Achternaam
- Organisatie
- Telefoonnummer
Uitgangspunt is dat er niet meer gegevens worden geregistreerd als strikt noodzakelijk. Een jurist of adviesbureau kan je hierbij helpen.
Identificatie
Iemand uit de anonimiteit halen kan door zijn/haar nam te vragen en het doel van het bezoek, maar het is ook prettig als de persoon zich kan identificeren. Identificeren is het tonen dan een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Je mag geen kopie maken van het identificatiemiddel (uitzonderingen daargelaten), waar is geen noodzaak toe. Denk jij redenen te hebben om dit wel te moeten doen, overleg dit met een jurist of adviesbureau.
Vooraf registreren
Bezoekersregistratie kan natuurlijk ook voor het bezoek plaatsvinden. Door online aan te melden of online een ticket te boeken. Zo heb je als organisatie de benodigde gegevens al van de bezoeker. Bij het bezoek kan de receptionist of beveiliger dan het identiteitsbewijs checken en zijn geen verdere handelingen nodig, waardoor de bezoeker niet langer dan noodzakelijk staat te wachten.
Bewaartermijn
De AVG geeft geen concrete bewaartermijn, maar je mag persoonsgegeven niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het geval van bezoekersregistratie kan het dus goed mogelijk zijn dat de gegevens van een bezoeker direct na zijn/haar vertrek moeten worden verwijderd. Bij digitale registratie kan dit automatisch en heb je hier geen omkijken naar. Wanneer je na een bezoek de gegevens nog een tijdje wilt bewaren, raden wij ook in dit geval aan een jurist of adviesbureau in te schakelen.
Doel
Een goede bezoekersregistratie is erg belangrijk, zoals je hierboven hebt kunnen lezen. Wil je een bezoekersregistratie opzetten of de huidige registratie tegen het licht houden? Vraag je dan telkens af wat het doel is!
- Wat is het doel van de bezoekersregistratie?
- Wat is het goed van het vragen naar persoonsgegevens?
- Wat is het doel van een bewaartermijn van x dagen?