Bedrijfsverzamelgebouwen zijn hot. De laatste jaren schieten ze als paddenstoelen uit de grond en het lijkt erop dat de groei nog wel even doorzet. Een bedrijfsverzamelgebouw is dan ook een mooi concept voor zzp’ers en het mkb. Maar zo’n concept brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vandaar dat we in dit artikel kijken naar de beveiliging in een bedrijfsverzamelgebouw.
Wat is een bedrijfsverzamelgebouw?
Het woord geeft eigenlijk al aan het het inhoudt. Een bedrijfsverzamelgebouw is een locatie waarin meerdere bedrijven zijn gevestigd. Vaak hebben de bedrijven allen een aparte ruimte en daarnaast is er een ruimte voor algemeen gebruik en mogelijk zijn er ook flexplekken (flexwerkplekken) welke per dag(deel) te huur zijn.
Bedrijfsverzamelgebouwen zijn vaak in het bezit van gemeenten, maar er zijn ook genoeg voorbeelden waarbij een persoon of een bedrijf de eigenaar is. Zij bepalen welke bedrijven er worden toegelaten. De eigenaar is uiteraard verantwoordelijk voor de onderhoud van het pand en via de servicekosten worden ook zaken als de schoonmaak van de algemene ruimten en mogelijk een receptie bekostigd.
Doel beveiliging
Het doel van de beveiliging in een bedrijfsverzamelgebouw is het creëren van een veilige werkomgeving voor de werknemers van de daar gevestigde bedrijven en hun werknemers, klanten, gasten, cliënten, leveranciers, etc.
Beveiliging
De verantwoordelijkheid voor de beveiliging van een gehuurde ruimte ligt uiteraard bij de huurder (ondernemer). Hij/zij zal zelf moeten zorgen dat de beveiliging daarvan voldoende is. Dit kan al door een goed slot en de deur ook daadwerkelijk op slot te draaien. Maar ook door installatie van een alarmsysteem in de eigen ruimte.
Wij raden sowieso aan om het slot van de gehuurde ruimte te vervangen, omdat niet bekend is of er nog ergens sleutels in omloop zijn en er dus iemand toegang heeft tot die ruimte. Ook een alarmsysteem voor één ruimte is zeer betaalbaar en zeker het overwegen waard. Het is ook mogelijk om een alarmsysteem in het gehele pand te installeren, hier komen we later in dit artikel op terug.
De verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de gezamenlijke ruimtes ligt bij de eigenaar van de locatie en bij de huurder. En dit is direct een lastig punt, omdat bedrijven onderling niet weten wie er klanten ontvangt. Het is dus goed mogelijk dat er onbekenden rondlopen, die daar wel rechtmatig zijn.
Er zijn praktijkvoorbeelden waaruit blijkt dat inbrekers urenlang ongestoord onbezette ruimtes openbraken en leegroofden, tijdens kantoortijden! Dit kon gebeuren omdat iedereen er vanuit ging dat de personen er rechtmatig waren.
Hoe is dit te voorkomen?
Beveiliging gezamenlijke ruimtes
Receptie
Een bemande receptie is een hele goede beveiligingsmaatregel. Zeker wanneer de receptie door dezelfde personen wordt bemand gaat men de personen in het pand snel kennen, waardoor de receptie direct doorheeft als er onbekende personen rondlopen. Daarnaast kan de receptie klanten ontvangen en pas doorsturen als het desbetreffende bedrijf akkoord geeft of de gasten laten ophalen.
De functie van receptionist kan worden gecombineerd met een beveiliger. Zo kan deze persoon ook brand- en sluitronden lopen en als Bedrijfshulpverlener dienen.
Een nadeel van een bemande receptie is de kosten. Hoewel deze kosten in de servicekosten worden opgenomen, blijkt het toch een barrière.
Toegangscontrole
Behalve een receptie zijn er ook andere mogelijkheden voor een toegangscontrole. Een bemande receptie geniet de voorkeur, maar is simpelweg niet altijd haalbaar of de behoefte ontbreekt.
Er kan een technische oplossing komen die de receptie vervangt. Het simpelste voorbeeld is een intercom met beeld in elke ruimte. Hierdoor kan elk bedrijf zelf bepalen of hij op afstand de deur opent. Iedereen die in het bedrijfsverzamelgebouw werk heeft toegang middels een sleutel, pas of tag en anderen moeten aanbellen.
De enige zorg is dan nog dat bedrijven zo maar de deur openen als er wordt aangebeld, zonder te weten wie er aanbelde. Maar in de huisregels kunnen zulke zaken worden opgenomen (Het is enkel toegestaan de deur te openen voor eigen gasten).
Alarmsysteem
Zoals eerder vermeld is het goed om een gehuurde ruimte van een alarmsysteem te voorzien. Het is ook mogelijk om het gehele pand te voorzien van een alarmsysteem. Hierbij worden de verhuurde ruimten als aparte zone opgenomen. Zo kan elke huurder zijn eigen ruimte op alarm zetten en kan de eigenaar of beheerder ’s nachts het gehele pand op alarm zetten. In combinatie met alarmopvolging is elk bedrijf op de locatie direct goed beveiligd bij afwezigheid en de kosten zijn gering, omdat alles wordt gedeeld in de servicekosten.
Huisregels
Een locatie waarin meerdere mensen (bedrijven) huisvesten kan niet zonder huisregels. We beperken ons hier tot de mogelijke huisregels in relatie tot de beveiliging:
- Het is niet toegestaan sleutels zonder toestemming te kopiëren of uit te lenen.
- Het is enkel toegestaan eigen gasten binnen te laten.
- Gasten bewegen zich alleen onder begeleiding door het pand.
- Elke huurder is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn/haar eigen ruimte.
- Waardevolle spullen mogen niet onbeheerd achtergelaten worden in de gezamenlijke ruimtes.
- Spreek onbekende, onbegeleide personen aan op hun aanwezig en neem bij twijfel contact op met de beheerder/eigenaar.
- Bij verlaten van het pand de ramen en deuren afsluiten.
- Beheerder s/eigenaar telt huurders in kennis over flexwerkers.
Dit zijn enkele voorbeelden van huisregels die gebruikt kunnen worden.
BHV
Bedrijfshulpverlening is ook een belangrijk onderdeel van de beveiliging in een bedrijfsverzamelgebouw. Er is een wettelijke verplichting op een goede BHV organisatie te hebben. In een bedrijfsverzamelgebouw kunnen de bedrijven samen met de eigenaar/beheerder zorgen voor een goede BHV organisatie. Hoewel de werkgevers verantwoordelijk blijven voor het eigen personeel kan zo’n samenwerking op BHV gebied een hoop kosten schelen en het is efficiënte. Het is aan te raden om voor de organisatie van een dergelijke samenwerking een deskundige op dat gebied in te huren.
Advies
Heb je advies nodig voor de beveiliging binnen jouw bedrijfsverzamelgebouw? Onze beveiligingsexperts kunnen jou daarbij helpen. Neem contact op voor meer informatie: Klik hier.
